Werkstattadministration (m/w/d) für Bad Waldsee

Role Summary

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Perform a variety of administrative and secretarial tasks to optimize the time management and performance of a manager. Tasks may involve acting as a first point of contact, dealing with correspondence and phone calls, managing diaries, organizing meetings and appointments, and controlling access to the manager.

Job Responsibilities

Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz

Annahme des Telefons und Unterstützung der Anrufer oder derer, die per E-Mail, Post oder auf andere Weise eine Vielzahl von Anfragen stellen, bei allen Informationsanfragen, wobei komplexere Angelegenheiten gegebenenfalls an Kollegen weitergeleitet werden. Knüpfen regelmäßiger interner und externer Kontakte, um Anfragen zu übermitteln, Anweisungen zu erteilen oder Informationen im Namen eines leitenden Kollegen zu erhalten.

Korrespondenz

Erstellung routinemäßiger Briefe, E-Mails, Sitzungsprotokolle und Berichte zur Genehmigung durch höherrangige Kollegen oder einen leitenden Angestellten.

Dokumentenerstellung

Vorbereitung mäßig komplexer Dokumente unter Verwendung einer Vielzahl von Computeranwendungen wie Microsoft Office. Ebenfalls verantwortlich für die Erfassung und Zusammenfassung von Daten für Berichte.

Administration

Erstellung, Aktualisierung und Bereitstellung von Best-Practice-Unterstützung für eine breite Palette von MS-Dokumenten, Datenbanken und anderen Abteilungssystemen zur Unterstützung der Arbeit ranghöherer Kollegen.

Vereinbarung von Geschäftstreffen/Veranstaltungen

Terminplanung, Vorbereitung von Besprechungen, Konferenzen und Reisen nach Anweisungen, um sicherzustellen, dass ranghöhere Kollegen oder eine leitende Führungskraft ihre Zeit optimal nutzen können.

Empfang von Besuchern

Empfang von Besuch sowie genaue und prompte Bearbeitung einer breiten Palette an zu erwartender Fragen und Probleme.

Beschaffung

Unterstützung Anderer durch die Durchführung einer Reihe von Beschaffungsaktivitäten. Bedeutet die Befolgung festgelegter Verfahren.

Betriebliche Compliance

Entwicklung von Wissen und Verständnis über die Richtlinien und Verfahren des Unternehmens sowie über relevante regulatorische Kodizes und Verhaltenskodizes zur Sicherstellung dass die eigene Arbeit diesen Standards entspricht. Einholen der Genehmigung eines Vorgesetzten oder Managers für Ausnahmen von dem obligatorischen Verfahren.

Arbeitsplanung und -zuweisung

Entwurf eines eigenen Monatsplans und, falls erforderlich, Zuweisung von Arbeiten an Andere, um den Arbeitsablauf im Büro zu beschleunigen und sicherzustellen, dass Aufgaben prioritätsgerecht erledigt werden.

Education