Administrator

Je komt te werken op de afdeling Service Back Office op ons hoofdkantoor in Breda, die uit een team van 18 personen bestaat. Daarnaast bezoek je jaarlijks (2 á 3x) de werkplaatsen in Nederland. Als Service Back Office Medewerker ben je o.a. verantwoordelijk voor de facturatie, claimafhandeling en het beheren van de kosten inzake facturatie van de Scania werkplaatsen binnen Nederland. Je staat in voor het opmaken van zowel interne als externe facturen alsook voor het afhandelen van eventuele garantie-aanvragen. Hiervoor werk je nauw samen met de Service Managers en Service Advisors van de betrokken werkplaatsen.  Hierbij is het snel en correct faciliteren van de klanten van belang, evenals het vergroten van de klanttevredenheid. Ook help je mee om de volledige werkorder-flow te monitoren en bij te sturen waar nodig. In deze functie rapporteer je aan de Team Manager Service Back Office Nederland.

Jouw profiel:

• MBO-4/HBO werk- en denkniveau
• Technisch-commercieel inzicht (ervaring binnen de automotive sector is een pré) 
• Kennis van de gangbare IT systemen en diverse software pakketten 
• Goede communicatieve vaardigheden
• Zelfstandigheid, flexibiliteit, nauwkeurigheid en klantgerichtheid 
• Sterk in teamverband en daarnaast in staat om zelfstandig te werken en beslissingen te nemen wanneer dat nodig is

Wij bieden:

• Een contract voor 32 á 40 uur per week
• Een goed salaris, winstdeling, feestdagenuitkering, persoonlijke bonus en een Fiscfree regeling 
• 24 vakantiedagen, 13 ADV dagen of de keuze om deze maandelijks uitbetaald te krijgen
• Mogelijkheid tot hybride werken 
• Laptop en telefoon van de zaak en het gebruik mogen maken van de poolauto 
• Een tegemoetkoming in de studiekosten en gespecialiseerde Scania-cursussen
• De ruimte en mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen 
• Werken in een fantastisch team met een collegiale sfeer met ruimte voor eigen initiatief! 

Enthousiast geworden en wil je solliciteren?

Graag ontvangen wij jouw CV en motivatie! Je kunt deze uploaden via onze website www.,werkenbijscania.nl of toesturen via de e-mail: recruitment.benelux@scania.com. Je kan ook via Service Backoffice medewerker Nederland - standplaats Breda | SCANIA (werkenbijscania.be) solliciteren.

Voor meer informatie over deze functie kunt u contact opnemen met Tom Timmermans (Teammanager SBO Nederland) Tel: 0639013980

Afhandeling van vragen en correspondentie

Neemt de telefoon aan en assisteert bellers of diegene die verschillende vragen via email of post indienen, bij ieder verzoek voor informatie. Verwijst complexere zaken naar collega's indien nodig. Initieert intern en extern contact om verzoeken door te spelen, aanwijzingen te geven of informatie te verkrijgen voor een senior collega.

Correspondentie

Beantwoordt routinevragen met standaardbrieven of mails. Past bij minder gebruikelijke vragen de beschikbare templates aan voor antwoorden op maat.

Documentvoorbereiding

Bereidt standaardbrieven, memoranda, rapporten en dergelijke voor volgens gedetailleerde instructies. Maakt daarbij waarschijnlijk gebruik van de volledige functionaliteit van standaard kantoorsoftware.

Administration

Produceert, actualiseert en biedt ondersteuning voor MS documenten, databases en andere afdelingssystemen om zo te ondersteunen bij het werk van meer senior collega's. Taken kunnen bestaan uit de inkoop van materialen, het invoeren van begrotingsinformatie, tijd-en onkosten registratie en dergelijke.

Zakelijke bijeenkomsten/evenementen arrangement

Plant afspraken, regelt vergaderingen en bijeenkomsten. Organiseert reisplannen om vergaderingen te faciliteren volgens gedetailleerde aanwijzingen.

Bezoekers ontvangen

Ontvangt en screent bezoekers. Beantwoordt routinevragen en geeft informatie, of verwijst hun vragen door naar anderen.

Procurement

Ondersteunt anderen door het uitvoeren van eenvoudige inkooptaken. Volgt daarbij vastgestelde procedures.

Operationele naleving

Het ontwikkelen van praktische kennis van de beleidsmaatregelen en procedures van de organisatie en van de voor de eigen werkzaamheden relevante regels en gedragscodes, en voldoen aan verplichte procedures om ervoor te zorgen dat het eigen werk voldoet aan de vereiste normen.

Werkplanning en-toewijzing

Organiseert eigen werkschema om de klus te klaren. Coördineert met ondersteunende diensten en wijst, indien nodig, korte termijn taken aan anderen toe.

Ontwikkeling van de eigen kennis en ervaring

Het ontwikkelen en onderhouden van uitstekende procedurele or technische vaardigheden door deel te nemen aan evaluatie- en ontwikkelingsplanningsactiviteiten, naast formele en informele training en coaching.